Slik velger du det beste havnesystemet for din cruisehavn

I en cruisehavn er utfordringen ikke bare å registrere ankomster og avganger. Cruiseanløp involverer agenter, cruisereederier, los, sikkerhetsaktører, havneoperatører, tjenesteleverandører, økonomistyring og ofte også interessenter fra byen eller reiselivsbransjen. Et havnedatasystem bør redusere behovet for manuell koordinering, skape tydelig digital sporbarhet og gi havnemyndighetene et bedre helhetsbilde før, under og etter hvert anløp.

Digital kommunikasjon med agenter

Cruisehavner er ofte avhengige av e-post, telefonsamtaler og manuell kommunikasjon med agenter, cruisereederier og lokale interessenter. Dette fungerer gjerne til tidsplanene forblir endres, antallet anløp er øker eller viktig informasjon blir liggende i enkeltes e-postbokser.

Et godt havnedatasystem bør ha en digital portal der agenter og andre interessenter kan forespørre om anløp og tjenester, dele informasjon, stille spørsmål, laste opp dokumenter og følge situasjonen i sanntid. Havnemyndigheten bør også kunne sende bekreftelser, oppdateringer og varsler fra systemet. Dette gir en tydelig sporbarhet av hva som er forespurt, endret, godkjent og levert.

Dette er spesielt viktig når havnene mottar lister fra operatørene som inneholder store mengder anløp av cruiseskip, ofte i Excel-format. Uten et strukturert PMIS-system medfører behandlingen av disse listene manuelt registreringsarbeid, og muligheten til å gi tilbakemelding til avsenderen er begrenset. Et moderne PMIS-system bør forenkle import, strukturering, validering og bekreftelse av opplysninger om anløp av cruiseskip.

I mer avanserte arbeidsflyter bør PMIS-systemet også kunne integreres direkte med operatørenes eller agentenes systemer. Dette reduserer behovet for å legge inn data flere ganger og skaper en mer pålitelig informasjonsflyt mellom cruisereederen, agenten og havnemyndighetene.

Planlegging av anløp, ventelister og fremtidige begrensninger

Cruisetrafikken fungerer ikke alltid på samme måte som frakt-, ferge- eller annen skipstrafikk. Anløp av cruiseskip planlegges ofte lenge i forveien, endres etter hvert og styres noen ganger ved hjelp av forespørsler, prioritering og ventelister.

Havnedatasystemet bør støtte planlagte og bekreftede cruiseanløp, konflikter mellom skip ved kaien, kapasitetskontroller, ventelister, endringer i ankomsttider, passasjerantall og tjenestebehov, samt gi et klart situasjonsbilde både for interne brukere og eksterne interessenter.

Systemet bør også kunne tilpasses fremtidige behov. Cruiseturismen må i stadig større grad operere i henhold til regler fastsatt av kommuner, havneeiere eller myndigheter. Disse kan omfatte begrensninger knyttet til antall anløp, passasjerantall, utslipp, skipenes størrelse, bruk av kaier, sesongvariasjoner, krav til landstrøm eller andre lokale forhold.

Havnesystemet bør hjelpe havna med å håndtere disse reglene på en systematisk måte, dokumentere beslutninger og opprettholde et klart helhetsbilde av godkjente, ventende og avviste forespørsler. Spørsmålet er ikke bare om systemet er i stand til å administrere dagens oppsett for cruisetrafikken, men også om det kan støtte en eventuell fremtidig regulering av cruisetrafikken.

Tjenester, sikkerhet og sikring av inntektsstrømmer

Et cruiseanløp innebærer ofte en rekke tjenester som faktureres: havneavgifter, passasjeravgifter, avfallshåndtering, vannforsyning, sikkerhetstjenester, fortøyningstjenester, utstyr, tilleggstjenester og andre lokale avgifter.

Et moderne havnesystem bør hjelpe havnen med å registrere hva som er bestilt og levert, samt å danne et pålitelig grunnlag for fakturering ut fra dette. Dette reduserer risikoen for at tjenester ikke blir fakturert og gir økonomiavdelingen bedre oversikt over grunnlaget for hver enkelt faktura.

Cruisevirksomhet krever også kontrollert adgang og sporbarhet. Havnesystemet bør støtte arbeidsflyter knyttet til ISPS og integrere opplysninger om besøk om bord med besøkskontroll, adgangstillatelser, digitale besøkssøknader, godkjenninger.

Integrasjoner og implementering

Havnesystemet bør ikke bli enda et isolert system. Integrasjoner som er avgjørende for cruise kan omfatte økonomistyringssystemer og rapportering til SafeSeaNet, AIS- og skipstrafikkdata, adgangskontrollsystemer samt cruiserederienes systemer.

Det avgjørende er ikke bare om havnesystemet har et API. Det avgjørende er om leverandøren har erfaring med å gjennomføre velfungerende integrasjoner i havnemiljøer.

Valget av et PMIS-system er i sin helhet også et prosess- og endringsprosjekt. Velg en leverandør som forstår havnevirksomhet, interessenters arbeidsflyt, fakturering, sikkerhet og integrasjoner. Et kompetent implementeringsteam bør hjelpe havnen med å forenkle prosessene, konfigurere systemet, opplære brukerne og støtte dem etter implementeringen.

Til slutt

Det beste systemet for en cruisehavn er ikke bare et regster over fartøy og anløp. Det bør hjelpe havnemyndighetene med å koordinere ulike interessenter, forbedre planleggingen, redusere manuelt arbeid, sikre inntektsstrømmer og bygge et sterkere kunnskapsgrunnlag for fremtiden.

Cruisetrafikken er synlig, tidsavhengig og kommersielt viktig. Systemene som støtter den bør være like velorganiserte.