Slik velger du det beste havnesystemet for din cruisehavn

I en cruisehavn er utfordringen ikke bare å registrere ankomster og avganger. Cruiseanløp involverer agenter, cruiserederier, los, sikkerhetsaktører, havneoperatører, tjenesteleverandører, økonomistyring og ofte også interessenter fra byen eller reiselivsbransjen. Et havnesystem bør redusere behovet for manuell koordinering, skape tydelig digital sporbarhet og gi havnemyndighetene et bedre helhetsbilde før, under og etter hvert anløp.

Digital kommunikasjon med agenter

Cruisehavner er ofte avhengige av e-post, telefonsamtaler og manuell kommunikasjon med agenter, cruiserederier og lokale interessenter. Dette fungerer gjerne til tidsplanene endres, antallet anløp øker eller viktig informasjon blir liggende i enkeltes e-postbokser.

Et godt havnesystem bør ha en digital portal der agenter og andre interessenter kan sende forespørsel om anløp og tjenester, dele informasjon, stille spørsmål, laste opp dokumenter og følge situasjonen i sanntid. Havnemyndigheten bør også kunne sende bekreftelser, oppdateringer og varsler fra systemet. Dette gir tydelig sporbarhet på hva som er forespurt, endret, godkjent og levert.

Dette er spesielt viktig når havnene mottar lange anløpslister fra cruiserederiene, ofte i Excel. Uten et havnesystem (PMIS) må listene registreres manuelt, og det er vanskelig å gi avsenderen tilbakemelding. Et moderne havnesystem bør gjøre det enkelt å importere, kontrollere og bekrefte anløpene.

I mer avanserte arbeidsflyter bør havnesystemet også kunne integreres direkte med operatørenes eller agentenes systemer. Dette reduserer behovet for å legge inn data flere ganger og skaper en mer pålitelig informasjonsflyt mellom cruiserederen, agenten og havnemyndighetene.

Planlegging av anløp, ventelister og fremtidige begrensninger

Cruisetrafikken fungerer ikke alltid på samme måte som frakt-, ferge- eller annen skipstrafikk. Anløp av cruiseskip planlegges ofte lenge i forveien, endres etter hvert og styres noen ganger ved hjelp av forespørsler, prioritering og ventelister.

Havnesystemet bør håndtere planlagte og bekreftede anløp, ventelister, kapasitetskontroller og endringer i ankomsttider, passasjerantall og tjenestebehov. Det bør også avdekke kaikonflikter og gi et klart situasjonsbilde både for interne brukere og eksterne interessenter.

Systemet bør også kunne tilpasses fremtidige behov. Cruiseturismen blir i stadig større grad regulert av kommuner, havneeiere og myndigheter. Reglene kan omfatte begrensninger knyttet til antall anløp, passasjerantall, utslipp, skipenes størrelse, bruk av kaier, sesongvariasjoner, krav til landstrøm eller andre lokale forhold.

Havnesystemet bør hjelpe havna med å håndtere disse reglene på en systematisk måte, dokumentere beslutninger og opprettholde et klart helhetsbilde av godkjente, ventende og avviste forespørsler. Spørsmålet er ikke bare om systemet håndterer dagens cruisetrafikk, men om det tåler morgendagens regulering.

Tjenester, sikkerhet og inntekter

Et cruiseanløp innebærer ofte en rekke tjenester som faktureres: havneavgifter, passasjeravgifter, avfallshåndtering, vannforsyning, sikkerhetstjenester, fortøyningstjenester, utstyr, tilleggstjenester og andre lokale avgifter.

Et moderne havnesystem bør hjelpe havna med å registrere hva som er bestilt og levert, og gi et pålitelig fakturagrunnlag. Dette reduserer risikoen for at tjenester ikke blir fakturert og gir økonomiavdelingen bedre oversikt over grunnlaget for hver enkelt faktura.

Cruisevirksomhet krever også kontrollert adgang og sporbarhet. Havnesystemet bør støtte arbeidsflyter knyttet til ISPS og koble besøk om bord til besøkskontroll, adgangstillatelser, digitale besøkssøknader og godkjenninger.

Integrasjoner og implementering

Havnesystemet bør ikke bli enda et isolert system. Integrasjoner som er avgjørende for cruise kan omfatte økonomistyringssystemer og rapportering til SafeSeaNet, AIS- og skipstrafikkdata, adgangskontrollsystemer samt cruiserederienes systemer.

Det holder ikke at havnesystemet har et API. Det avgjørende er om leverandøren har erfaring med integrasjoner i havner.

Å velge et havnesystem er også et prosess- og endringsprosjekt. Velg en leverandør som forstår havnevirksomhet, interessenters arbeidsflyt, fakturering, sikkerhet og integrasjoner. Et kompetent implementeringsteam bør hjelpe havna med å forenkle prosessene, konfigurere systemet, lære opp brukerne og støtte dem etter implementeringen.

Til slutt

Det beste systemet for en cruisehavn er ikke bare et register over fartøy og anløp. Det bør hjelpe havnemyndighetene med å koordinere ulike interessenter, forbedre planleggingen, redusere manuelt arbeid, sikre inntektsstrømmer og bygge et sterkere kunnskapsgrunnlag for fremtiden.

Cruisetrafikken er synlig, tidsavhengig og kommersielt viktig. Systemene som støtter den bør være like velorganiserte.