Näin valitset parhaan PMIS-järjestelmän risteily satamaan

Risteilysatamissa haasteena ei ole ainoastaan alusten saapumisten rekisteröinti. Risteilyaluskäyntiin liittyy agentteja, risteilyvarustamoita, luotseja, turvallisuustoimijoita, satamaoperaattoreita, palveluntarjoajia, taloushallintoa sekä usein myös kaupungin tai matkailualan sidosryhmiä. Oikean PMIS-järjestelmän tulisi vähentää manuaalisen koordinoinnin tarvetta, luoda selkeä digitaalinen jäljitettävyys ja antaa satamaviranomaiselle parempi kokonaiskuva ennen jokaista aluskäyntiä, sen aikana ja sen jälkeen.

Digitaalinen viestintä agenttien kanssa

Risteilysatamat ovat usein vahvasti riippuvaisia sähköpostista, puheluista ja manuaalisesta yhteydenpidosta agenttien, risteilyvarustamoiden ja paikallisten sidosryhmien kanssa. Tämä toimiikin, kunnes aikataulut muuttuvat, aluskäyntien määrä kasvaa tai tärkeää tietoa jää yksittäisiin sähköpostilaatikoihin.

Hyvässä PMIS-järjestelmässä tulisi olla digitaalinen portaali, jossa agentit ja muut sidosryhmät voivat varata tai pyytää risteilyaluskäyntejä, jakaa alusten tietoja, pyytää palveluita, esittää kysymyksiä, ladata dokumentteja ja seurata tilannetta reaaliajassa. Satamaviranomaisen tulisi myös voida lähettää järjestelmästä vahvistuksia, päivityksiä ja ilmoituksia. Näin syntyy selkeä jäljitettävyys siitä, mitä on pyydetty, muutettu, hyväksytty ja toimitettu.

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun satamat vastaanottavat operaattoreilta suuria määriä risteilyaluskäyntejä sisältäviä listoja, usein Excel-muodossa. Ilman jäsenneltyä PMIS-järjestelmää näiden listojen käsittely aiheuttaa manuaalista rekisteröintityötä, ja palautteenanto lähettäjälle on rajattua. Nykyaikaisen PMIS-järjestelmän tulisi helpottaa risteilyaluskäyntien tietojen tuontia, jäsentelyä, validointia ja vahvistamista.

Edistyneemmissä työnkuluissa PMIS-järjestelmän tulisi myös voida integroitua suoraan operaattoreiden tai agenttien järjestelmiin. Tämä vähentää tietojen syöttämistä useaan kertaan ja luo luotettavamman tiedonkulun risteilyoperaattorin, agentin ja satamaviranomaisen välille.

Laiturisuunnittelu, jonotuslistat ja tulevaisuuden rajoitukset

Risteilyliikenne ei aina toimi samalla tavalla kuin rahti-, lautta- tai muu alusliikenne. Risteilyaluskäyntejä suunnitellaan usein pitkälle etukäteen, niitä muutetaan ajan myötä ja toisinaan niitä hallitaan pyyntöjen, priorisoinnin ja jonotuslistojen avulla.

Risteilysataman PMIS-järjestelmän tulisi tukea alustavia ja vahvistettuja aluskäyntejä, laituriristiriitoja, kapasiteetin tarkistuksia, jonotuslistoja, saapumisaikojen, matkustajamäärien ja palvelutarpeiden muutoksia sekä tarjota selkeä tilannenäkymä sekä sisäisille käyttäjille että ulkoisille sidosryhmille.

Järjestelmän tulisi myös olla tulevaisuuden tarpeisiin mukautuva. Risteilysatamien on yhä useammin toimittava kuntien, sataman omistajien tai viranomaisten asettamien sääntöjen mukaisesti. Näihin voivat kuulua aluskäyntien määrää, matkustajamääriä, päästöjä, alusten kokoa, laiturien käyttöä, kausiluonteisuutta, maasähkövaatimuksia tai muita paikallisia olosuhteita koskevat rajoitukset.

PMIS-järjestelmän tulisi auttaa satamaviranomaista hallitsemaan näitä sääntöjä järjestelmällisesti, dokumentoimaan päätökset ja ylläpitämään selkeää kokonaiskuvaa hyväksytyistä, odottavista ja hylätyistä pyynnöistä. Kysymys ei ole ainoastaan siitä, pystyykö järjestelmä hallinnoimaan tämän päivän risteilyliikenteen aikatauluja, vaan myös siitä, pystyykö se tukemaan risteilyliikenteen mahdollista sääntelyä tulevaisuudessa.

Palvelut, turvallisuus ja tulovirtojen varmistaminen

Risteilyaluskäynteihin liittyy usein useita laskutettavia toimintoja: satamamaksuja, matkustajamaksuja, jätehuoltoa, vesihuoltoa, turvallisuuspalveluita, kiinnityspalveluita, laitteita, lisäpalveluita ja muita paikallisia maksuja.

Nykyaikaisen PMIS-järjestelmän tulisi auttaa satamaa kirjaamaan, mitä on pyydetty ja toimitettu, sekä muodostamaan näistä luotettava laskupohja. Tämä vähentää riskiä laskuttamatta jäävistä palveluista ja antaa taloushallinnolle paremmat tiedot jokaisen laskun perusteista.

Risteilyliikenne edellyttää myös hallittua kulkua ja jäljitettävyyttä. PMIS-järjestelmän tulisi tukea ISPS:ään liittyviä työnkulkuja ja yhdistää aluskäyntien tiedot vierailijoiden hallintaan, palveluntarjoajien kulkuoikeuksiin, pitkäaikaisiin kulkuoikeuksiin, digitaalisiin hakemuksiin, hyväksyntöihin sekä tarvittaessa portti- tai kulunvalvontajärjestelmiin.

Integraatiot ja käyttöönotto

PMIS-järjestelmästä ei pitäisi tulla jälleen yhtä erillistä järjestelmää. Risteilysatamille olennaisia integraatioita voivat olla taloushallinnon järjestelmät ja National Maritime Single Window -raportointi, AIS- ja alusliikennetiedot, kulunvalvontajärjestelmät sekä risteilyoperaattoreiden järjestelmät.

Keskeistä ei ole ainoastaan se, onko PMIS-järjestelmässä API. Olennaista on, onko toimittajalla kokemusta toimivien integraatioiden toteuttamisesta satamaympäristöissä.

PMIS-järjestelmän valinta on myös kokonaisuudessaan prosessi- ja muutoshanke. Valitse toimittaja, joka ymmärtää satamatoimintoja, sidosryhmien työnkulkuja, laskutusta, turvallisuutta ja integraatioita. Ammattitaitoisen käyttöönottotiimin tulisi auttaa satamaa selkeyttämään prosesseja, konfiguroimaan järjestelmä, kouluttamaan käyttäjiä ja tukemaan heitä käyttöönoton jälkeen.

Lopuksi

Risteilysataman paras PMIS-järjestelmä ei ole pelkkä alusrekisteri. Sen tulisi auttaa satamaviranomaista eri sidosryhmien koordinoimisessa, parantamaan suunnittelua, vähentämään manuaalista työtä, varmistamaan tulovirtoja ja rakentamaan vahvempaa tietopohjaa tulevaisuutta varten.

Risteilyliikenne on näkyvää, aikasidonnaista ja kaupallisesti tärkeää. Sitä tukevien järjestelmien tulisi olla yhtä järjestelmällisiä.