I forkant av et båtanløp sender agenter en ankomstmelding i SafeSeaNet.  Her kan de krysse av for bestilling av tjenester, men det er sporadisk brukt. Bestilling skjer oftest via epost eller telefon og prosjektet har undersøkt at det kan være alt fra flere titalls til flere hundre avhengig av anløpets kompleksitet.  Den nye ordeportalen går nå dette til livs. 

Et bestillingsvindu for alle

Da en agent melder inn et anløp så begynner dette oftest med en forespørsel og reservasjon av kai. Ved å vise frem ledig kaiplass og kaiens egenskaper i et og samme bestillingsvindu samt spikre en reservasjon så forsvinner behovet for å ringe rundt å sjekke hvilke havner som har kaier med bestemte egenskaper. Neste steg er bestilling av ikke bare vann og strøm, men også tredjepartstjenester som rederiet kan dra nytte av. 

Vi har som mål i Bergen havn at det skal være enkelt å få oversikt over tjenester tilgjengelig for alle som ankommer vår havn og hva dette koster. I tillegg til å fjerne manuelle oppgaver for oss og kunden, så skal brukeropplevelsen tas til et nytt nivå.

All anløpsinformasjon flyter inn til Port, som fortsatt vil være havnens arbeidsflate for fakturering, statistikk og oppfølging.  Det at anløpsinformasjonen samles på et sted forventes å bidra til å gjøre koordineringen innad i havna lettere. Havnedatasystemet, Port, skal i steg to delegere en arbeidsordre (f eks vannleveranse eller tredjepartstjeneste) til riktig firma og person, vise den direkte i mobilen og sist sende den til fakturering og statistikk.

Agenten på sin side vil ha en digital plattform for å se alle sine bestillinger og statuser underveis slik som om vann er bestilt, pågående, ferdig og/eller fakturert.  Det vil også være en chat tilgjengelig på plattformen hvor havnen og agenten enkelt kan kommunisere skulle det dukke opp noen spørsmål

Vi bruker mye tid på manuelle oppgaver, epost og telefon i dag for å få oversikt over anløpene og tilhørende tjenesteleveranse. Et digital vindu integrert til havnen med anløpsinformasjon og chatmulighet vil lette vårt og andre agenters arbeid.