Digitalt ISPS säkerhetskontrakt med alla parter
Förändrat geopolitiskt läge och förnyat fokus på total-försvaret ställer nya och högre krav på säkerheten i våra hamnar. Hamnarna stängs och ISPS-efterlevnad säkerställs.
Säkerställa ISPS och säkerhetsplanen utan manuell administration
Manuell administration av säkerhetsprocesser är sårbart och kostsamt. Att uppdatera parallella datakällor i flera system samt att undvika manuella fel och personberoenden är en utmaning – och om en avvikelse uppstår saknas digital spårbarhet för analys och rapportering. Bemannade gater, manuella ansökningsflöden och manuell debitering av kontrakt och kortavgifter är kostsamt och utgör en säkerhetsrisk i sig.
Säkerhetskontrakt i Port reglerar villkor och styr automatiseringen av processerna
Hamnen har ett stort antal intressenter och partners som i samverkan skall bidra till säkringen av hamnens områden. Företag som transportörer, terminaloperatörer, hyresgäster och alla anställda strömmar genom gaterna dygnet runt och säkerheten skall upprätthållas. Även tillfälliga projekt måste hanteras med samma säkerhet.
Port säkerhetskontrakt reglerar företagsspecifika behörigheter och ansvar samt ger tillgång till systemets självservice inom kort och besök. Kontraktet styr och bevakar även alla utbildningsbehov och notifierar i god tid före ett certifikat går ut och måste förnyas. Även det kommersiella avtalet mellan ett företag och hamnen regleras i kontraktet så att kort-och kursavgifter kan debiteras med automatik.
Säkerhetskontraktet är en del av Port Security ligger på översta nivån i hamnens systemhierarki och styr underliggande gate-system via integrationer.
Att ingå digitalt säkerhetskontrakt med hamnen
Processen för att ingå säkerhetskontrakt startar med en inbjudan från hamnen via e-post eller via länk på hamnens hemsida. I ansökan om säkerhetskontrakt ansöker företaget om vilka behörigheter och rättigheter som önskas samt vilken självservice för kort och besök som önskas.
Kontraktet färdigställs i en digital process mellan de personer/roller i hamnen och hos företaget som registrerats och avslutas med digital signatur av firmatecknare. – Efter signering aktiveras avtalet och alla anställda kan logga in och administrera sig själva enligt de villkor som avtalats.
Uppdatering av kontrakt vid förändrat säkerhetsläge – digital spårbarhet
Innehållet i ett säkerhetskontrakt ändras över tiden och då skapas nya versioner som signeras. Varje ändring loggas för digital spårbarhet.
En enkel ändring kan vara att hamnen eller en operatör har bytt PFSO eller att justeringar skall göras i säkerhetsplanen efter en tillsyn. Vid genomgripande ändringar eller uppdatering av villkor och rutiner är systemets inbyggda mass-utsändning värdefull. Här kan man skapa mottagargrupper och per företag eller per behöriga inom ett viss område och auto-sända konfigurerbara meddelanden. Funktionen är även perfekt för att sända ut information om säkerhetsrutiner, inloggningslänkar för besök och dokumentation till ankommande fartyg – med automatik. Ports konfigurerbara notifiering fungerar som vanligt med enklare påminnelser och notifieringar om besök som ankommit gate eller kort som går ut.
Kostnad eller affär?
Historiskt har en ISPS-avgift debiterats som en dela av hamnvaruavgiften. Utgångspunkten för denna avgift har ofta varit kostnader för infrastruktur kopplat till säkerhet som staket, grindar och gate-system. I takt med att säkerhetskraven och kostnaderna ökat tar nu de flesta hamnar betalt per säkerhetskontrakt, per kort och utbildningar vilket bidrar till och möjliggör investeringar för att möta nya krav i ett nytt säkerhetsläge.
Läs mer: Harstad Hamn digitaliserer säkerhetsarbete med Port Security