ISPS-vaatimusten mukainen digitaalinen sopimus kaikille toimijoille
Muuttunut geopoliittinen tilanne asettaa uusia ja entistä tiukempia vaatimuksia satamien turvallisuudelle ja korostaa kokonaisturvallisuuden merkitystä.
Varmista ISPS-vaatimustenmukaisuus vähemmällä manuaalisella työllä
Turvaprosessien manuaalinen hallinta on haavoittuvaa ja kallista. Rinnakkaisten tietolähteiden ylläpitäminen useissa järjestelmissä sekä inhimillisten virheiden ja henkilöriippuvuuksien välttäminen on haastavaa.
Poikkeamatilanteissa analysointiin ja raportointiin tarvittava digitaalinen jäljitettävyys puuttuu usein kokonaan. Miehitetyt portit, manuaaliset hakemusprosessit sekä sopimusten ja kulkulupamaksujen manuaalinen laskutus ovat kustannuksiltaan raskaita ja voivat itsessään muodostaa turvallisuusriskin.
Sopimukset säätelevät ehtoja ja mahdollistavat automatisoidut prosessit
Satamilla on laaja joukko sidosryhmiä, joiden on toimittava yhteistyössä satama-alueen turvallisuuden varmistamiseksi. Kuljetusliikkeet, terminaalioperaattorit, vuokralaiset ja työntekijät kulkevat porteista ympäri vuorokauden, ja turvallisuustaso on säilytettävä jatkuvasti korkeana. Myös tilapäiset projektit, kuten rakennustyöt, on hallittava samalla turvallisuustasolla.
Sataman sopimukset määrittelevät yrityskohtaiset valtuudet ja vastuut sekä tarjoavat pääsyn järjestelmän itsepalvelutoimintoihin kulkulupien ja lyhytaikaisten vierailujen hallintaa varten. Sopimus hallinnoi ja valvoo myös koulutusvaatimuksia sekä lähettää oikea-aikaisia ilmoituksia ennen sertifikaattien vanhenemista.
Yrityksen ja sataman välinen kaupallinen sopimus on osa kokonaisuutta, mikä mahdollistaa kulkulupa- ja koulutusmaksujen automaattisen laskutuksen.
Sopimukset ovat osa Port Security -ratkaisua ja sijaitsevat sataman järjestelmähierarkian ylimmällä tasolla. Ne ohjaavat yhtä tai useampaa alla olevaa porttijärjestelmää integraatioiden kautta.
Digitaalisen sopimuksen solmiminen sataman kanssa
Sopimusprosessi käynnistyy sataman lähettämällä sähköpostikutsulla tai sataman verkkosivuilta löytyvän linkin kautta. Hakemuksessa yritys hakee tarvittavat valtuudet, käyttöoikeudet ja itsepalvelutoiminnot kulkulupia ja vierailuja varten.
Sopimus viimeistellään digitaalisessa prosessissa nimettyjen vastuuhenkilöiden välillä, ja se vahvistetaan nimenkirjoittajan digitaalisella allekirjoituksella. Allekirjoituksen jälkeen sopimus aktivoituu, ja työntekijät voivat kirjautua järjestelmään hallinnoimaan tietojaan sovittujen ehtojen mukaisesti.
Sopimusten päivittäminen turvallisuustilanteen muuttuessa – digitaalinen jäljitettävyys
Sopimuksen sisältö kehittyy ajan myötä, ja uusia versioita laaditaan ja allekirjoitetaan tarpeen mukaan. Jokainen muutos kirjataan lokiin, mikä takaa täydellisen digitaalisen jäljitettävyyden.
Pieniä päivityksiä voivat olla esimerkiksi PFSO-henkilön vaihtuminen tai tarkastuksen jälkeiset muutokset turvasuunnitelmaan. Laajemmissa muutoksissa järjestelmän sisäänrakennettu joukkoviestintätoiminto on erityisen hyödyllinen. Vastaanottajaryhmiä voidaan luoda yrityskohtaisesti tai tiettyjen alueiden käyttöoikeuksien perusteella, jolloin kohdennettuja viestejä voidaan lähettää automaattisesti.
Toiminnallisuus soveltuu myös turvaohjeiden, vierailijoiden kirjautumislinkkien ja dokumentaation jakamiseen saapuville aluksille. Ilmoitusominaisuudet muistuttavat tulevista vierailuista ja vanhenevista kulkuluvista.
Kustannuserä vai liiketoimintamalli?
Perinteisesti ISPS-maksut sisältyivät sataman tavaramaksuun, joka kattoi turvainfrastruktuurin, kuten aitojen, porttien ja kulunvalvontajärjestelmien kustannukset.
Turvallisuusvaatimusten ja niihin liittyvien kustannusten kasvaessa monet satamat laskuttavat nykyisin sopimus-, kulkulupa- ja koulutuskohtaisesti. Tämä mahdollistaa jatkuvat investoinnit muuttuvien turvallisuusvaatimusten täyttämiseksi.
Lue lisää: Harstadin satama vahvistaa ISPS-vaatimusten noudattamista Port Securityn avulla